A GED COMO FERRAMENTA BASE PARA  ÁREA SECRETARIAL

Com o passar dos anos, começou-se a perceber um grande acúmulo de papéis em grandes centros, e essa quantidade vem aumentando a cada dia. Para cuidar da organização e segurança destes documentos, iniciaram-se os estudos em relação ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). O GED é a soma de todas as tecnologias e produtos que visam o gerenciamento de informações de forma eletrônica, fechando o ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento. O GED implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas. Usa recursos como Document Management (gerenciamento de documento), Document Imaging (gerenciamento de imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação direta do computador para disco ótico), COM (microfilmagem de informação gerada em computador), compactação e compressão de dados. E ainda OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres), CD-ROM e DVD, disco ótico de enorme capacidade de armazenamento (até 17 Gigabytes). Através do GED podem-se também utilizar ferramentas de WEB para visualização e acesso aos documentos de diversos lugares do mundo, facilitando o trabalho de inúmeras pessoas, pois não irão precisar sair de seu local de trabalho para acessar alguns de seus documentos que foram previamente digitalizados, evitando, também, danificar o documento físico.

Figura 1- Grande quantidade de papéis em condições precárias de armazenamento.

O GED

O GED é um sistema que converte informações em voz, texto ou imagem para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações.

Todos os documentos são digitalizados em scanners especiais, depois conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos ópticos.

O GED aumenta a produtividade, qualidade e agilidade nos processos de tráfego de informações e armazenamento de documentos digitais e eletrônicos em mídias de alta capacidade. Este processo é feito com a mais alta segurança e eficiência.

Usar o GED não obriga que as informações estejam em meio eletrônico. Um documento em papel pode cumprir toda a sua função em qualquer processo, mesmo em papel e ser arquivado neste mesmo meio, ou de forma heterogênea. Iniciar em papel e fluir pelos processos e ser arquivado em meio eletrônico.

Algumas vantagens do GED:

• segurança do acervo;

• redução dos custos de área utilizada, de cópias e custos com pessoal;

• controle da localização dos documentos;

• proteção contra perda de documentos;

• controle de acesso aos documentos;

• conservação dos "originais";

• menos recursos de distribuição;

• múltipla indexação;

• padronização dos formatos, dos processos e da localização;

• acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente.

UTILIZAÇÃO DO GED

Abaixo são citados alguns motivos para a utilização do GED:

• necessidade de rápida visualização dos documentos, através de pesquisas por índices ou por acesso a palavras do documento;
• eliminar espaço físico ocupado por arquivos com documentação interna e até mesmo externa da empresa;
• garantia de integração com sistemas já existentes na empresa. Atualmente, a tecnologia permite a integração com diversas bases de dados, além de proporcionar a compatibilidade, por exemplo, com servidores de correio eletrônico, FAX e aplicações cliente/servidor;
• Necessidade de distribuição de documentação para diversos órgãos. Hoje, as mídias eletrônicas armazenam grandes quantidades de documentos, permitindo seu gerenciamento de forma remota;
• segurança da informação contidas nos documentos. A tecnologia garante a integridade das informações; e,
• qualidade da documentação a ser pesquisada. A tendência do papel é de deteriorar, o que não acontece com as mídias atuais como o CD-ROM e disco óptico que possuem vida útil de até 30 anos.
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COMO É O GERENCIAMENTO

Primeiro, é preciso identificar a demanda, visualizando as vantagens que se pode obter utilizando a tecnologia GED. Para isso, realiza-se um estudo para levantamento sobre o processo de criação de documentos. Esse estudo é realizado através de perguntas relevantes para a

situação.

Segue abaixo algumas perguntas sugeridas para este

questionário:

• • O que se deseja arquivar?
• • Onde são arquivados os documentos atualmente?
• • O que quer melhorar no sistema atual?
• • Quantas pessoas usam?
• • Quantas estações de trabalho existem?
• • Quantas pessoas serão afetadas?
• • Quais são as necessidades?
• • De onde vem às informações?
• • Há aproveitamento de microfilme?
• • Natureza dos documentos em papel (formato,qualidade,padronização).
• • Quem arquiva?
• • Quem tem acesso?
• • Frequência de uso do arquivo?
• • Qual o formato dos registros no sistema atual?

Depois disso, os documentos são escaneados ou digitalizados em um processo de conversão de imagem digital, e posteriormente são submetidos a um processo de indexação, onde cada documento é nomeado e indexado através de informações obtidas dele mesmo, só então, serão armazenados no banco de dados do sistema. Os documentos poderão ser lidos através da ferramenta de pesquisa e o administrador determinará através de senha quem terá acesso aos documentos.

Escaneamento ou Digitalização - é um processo de conversão dos documentos em papel ou microfilme para uma imagem digital, o qual é similar ao usado por uma fotocopiadora. Os documentos são convertidos através de um equipamento chamado scanner.

Indexação - o sistema de indexação permite criar um modo de arquivamento organizado e eletrônico, possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e eficiente. A indexação é feita nomeando cada

documento e indexando-o através de informações obtidas do próprio documento como: títulos, nomes, datas ou outras identificações.

Armazenamento - o sistema de armazenamento fornece uma forma confiável de guardar os arquivos eletrônicos em bancos de dados relacionais, CD-ROM e DVD, disco ótico de enorme capacidade de

armazenamento.

Consulta - o sistema de pesquisa usa informações sobre

• os documentos, através dos índices digitados (título ou o

código de identificação) e o texto contido nos

documentos, para encontrar imagens armazenadas na

base de dados.

Acesso – a pesquisa sobre um determinado documento deverá estar disponível para quem realmente necessite acessá-lo. Estes documentos eletrônicos poderão ser acessados por diversas chaves de busca, de qualquer estação de trabalho, seja localmente, pela Internet ou Intranet corporativa, através de um sistema de controle de acesso, que autoriza diferentes classes de usuários, que executam diferentes operações através de seus diversos níveis hierárquicos.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos funciona disponibilizando arquivos via intranet corporativa. Esta ferramenta possibilita que vários documentos, de várias origens como mídia, papel, som e imagens sejam digitalizados e disponibilizados na WEB, permitindo que consultas possam ser feitas posteriormente nos tais documentos para manipulação e recuperação das suas respectivas informações.

Link da tabela de temporalidade:

https://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/ifes_codigo_e_tabela_temporalidade/portaria_n0922011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf