Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião, vários dos quais já foram definidos no artigo. 

Ata é um documento em que se registram sucintamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembléias. Antigamente, o seu portador era um livro, um grande caderno, capa preta. Atualmente, elas são digitadas, impressas e arquivadas em pastas. Ou, então, apenas digitadas e arquivadas no próprio computador. 

Aqui vai algumas dicas para se montar uma ATA sem erros:
 

      Deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. Para evitar isso deve ser escrita: 

      - com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo; 

      - sem parágrafos, alíneas (ocupando todo o espaço da página)ou listas de itens - ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo; 

      - sem abreviaturas de palavras ou expressões; 

      - números, valores, datas e outras expressões sempre representadas por extenso;; 

      - sem emprego de abreviaturas ou siglas; 

      - sem emendas, rasuras ou uso de corretivo; 

      - com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo; 

      - com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões. 

• todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu...); 

            Se o relator cometer um erro, deve empregar o “digo”, como neste exemplo: (...) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (...)". 

Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: "Em tempo: onde consta ’vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ’trinta mil unidades de matéria-prima’" 

      Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão “em tempo”: “Em tempo: onde se lê março, leia-se abril”. 

Partes da ata: 

·       Data, horário, local e objetivos; 
    Usar primeiro (ordinal, para indicar o 1.º dia de cada mês) 

·       Nome do presidente da reunião e de quem a secretariou; 

·       Pessoas presentes. Se for um grupo pequeno, citá-las nominalmente; 

·       Relato da reunião propriamente dita. A parte principal do documento; 

·       Encerramento. 
OBSERVAÇÃO: há entidades, empresas ou repartições em que todos assinam a ata, após sua leitura em reunião posterior; outras, anexam lista de presença e secretário e presidente assinam-na.  

COMO FAZER UM TERMO DE ABERTURA DE ATA 

Termo de abertura. 

Este livro contém cem folhas numeradas e rubricadas por mim, Fulano de Tal, e se destina ao registro de atas das reuniões  ordinárias e extraordinárias do Condomínio do Edifício Sol e Mar. 

O cabeçalho de uma ata deve conter algumas informações que são importantes para situar a mesma e facilitar a pesquisa posterior. O cabeçalho deve, portanto, apresentar a indicação da ata (título). 

Ata número doze (12) Ata da sexta reunião ordinária dos membros do Conselho de Moradores do Edifício Sol e Mar. 

A abertura de uma ata é outro ponto importante, por isso mostrarei um modelo de abertura de ata de reunião. Antes disso, digo que a abertura deve apresentar o dia, a hora e o local da reunião, bem como as identificações das entidades reunidas, os nomes do presidente e do secretário e a finalidade da reunião. Veja abaixo um exemplo que encontrei na internet. 

Ao primeiro dia do mês de março do ano de mil, novecentos e noventa e nove Aos oito dias do mês de março de dois mil e dois, às vinte horas, na sala número cinco do terceiro andar da ala B da Faculdade São Judas Tadeu, realizou-se a terceira reunião ordinária do Conselho Comunitário, presidido pelo senhor Capristânio de Capri e secretariado por mim, Felípedes da Costa, para tratar da seguinte ordem do dia, conforme edital número cinco barra dois mil e dois (5/02), expedido a todos os membros do Conselho com data de vinte de janeiro do corrente ano: 1) relatório das atividades do ano anterior; 2) prestação de contas da diretoria; 3) planos de ação para o corrente ano. 

Para que uma reunião possa começar, porém, não adianta apenas começar a ata. É necessário, para que seja declarada a legalidade, o presidente deve esclarecer se houve quorum para que a reunião tenha valor legal. 

O senhor presidente declarou a legalidade da reunião por haver quorum, conforme determina o artigo trinta e seis dos estatutos. 

Outro aspecto importante é como fazer a relação nominal em uma ata de reunião. 

Na relação nominal deve-se relacionar as pessoas que constam na lista de presença e que, de fato, compareceram à reunião. Querem um exemplo? 

Estiveram presentes os seguintes membros do Conselho: Ariovaldo de Almeida, Berger de Souza, Carlos da Silva. 

Em seguida, vejamos como registrar em ata a aprovação da ata da reunião anterior. 

O senhor presidente solicitou a leitura da ata da reunião anterior. Após a leitura, como não houve emendas ou ressalvas, foi ela aprovada por unanimidade. 

Além do que já foi dito, é importante saber como fazer o desenvolvimento do texto de uma ata. É importante “amarrar” bem o texto. Para isso, use algumas expressões que são fixas. Veja-as: 

INÍCIO: Dando início à ordem do dia, o senhor presidente relatou (...). 

FECHO: só acontece depois que todos os acontecimentos foram registrados. Nada mais havendo a tratar, o senhor presidente encerrou a reunião, agradecendo a presença de todos. E para constar, eu, Felípedes da Costa, lavrei a presente ata que, depois de lida e aprovada, será assinada por mim, pelo senhor presidente e por todos os presentes. 

Por último, é importante saber como fazer um termo de encerramento de atas. 

Termo de Encerramento: 

Eu, Fulano de Tal, presidente do conselho de moradores do Condomínio do Edifício Sol e Mar, declaro encerrado este livro de atas. 
Rio de Janeiro, 09 de março de 2002. 
(assinatura)

 Outro exemplo:

Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília - São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ’vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ’trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados. 

Como você pode perceber, não se trata de um texto complexo de redigir, embora seja pouco legível devido à ausência de parágrafos. Secretariar a reunião, entretanto, exige destreza para acompanhar a discussão ao mesmo tempo em que se toma notas suficientemente detalhadas, portanto algumas das dicas do artigo "7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade" podem vir a calhar. 

Lembre-se: não se deixe levar pelo formalismo! O importante de uma ata é registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu, sem deixar margem para alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e menos no modelo, e você fará as atas mais efetivas.