Há muito tempo se observa que na profissão de secretário é indispensável saber distinguir os diversos eventos que existem tomando cuidado para que não se confunda, pois alguns têm peculiaridades entre si, mas são diferentes e outros características mais complexas. Ademais é importante que antes que se saiba de alguns conceitos e classificações é essencial saber o que propriamente é um evento. De acordo com vários autores e depois de muitas análises o mais sucinto é: “Evento - atividade dos mais diferentes tipos reunindo pessoas".

Para ficar mais fácil de compreender pense que um evento costuma-se a ter certa semelhança com uma reunião de acordo com autor Cândido Teobaldo de Souza Andrade, em Como administrar reuniões, MEIRELLES (1999, pág. 25), que divide os tipos de eventos em:

· Reunião dialogal: baseada na informação, no questionamento e na discussão - palestra, conferência, seminário, simpósio, convenção, entrevista, entre outros.
           · Reunião coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação entre as pessoas e na confraternização - coquetel, café da manhã, almoço, jantar, brunch, happy hour, entre outros
Competitivas: concurso, torneios, entre outros
Expositivas e Demonstrativas: feira, salão, mostra exposição, desfile, lançamento de produtos, inauguração, entre outros.

Levando-se em consideração esses aspectos, o importante no evento é ter foca e ter um planejamento de acordo com o objetivo esperado.

Quanto à definição dos eventos encontramos uma forma didática de se definir alguns eventos, que parecem simples no nome, mas se não tomarmos cuidado podemos confundi-los e acabar atraindo um público não esperado, ou literalmente não executar o evento planejado, já que nossos objetivos não serão atingidos:

Ciclo de palestras: é uma série de palestras. Tanto pode ser um assunto desdobrado em várias apresentações como vários assuntos que se

complementam. Igualmente, pode ser ministrado por um ou vários palestrantes, especialistas no assunto.

Conferência: é uma reunião formal, em que um especialista desenvolve determinado tema sobre o qual tem amplo domínio. Ao final de sua exposição, responde perguntas.

Congresso: são reuniões promovidas por entidades de classe ou associações diversas, para apreciação, estudos, debates de interesses seus, de seus participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar, desenvolver ou colaborar. Normalmente, o congresso se desenvolve em módulos ou sessões organizados de diversas formas: mesas-redondas, sessões plenárias, reuniões de comissões mistas, subcomissões, subgrupos ou grupos de trabalhos.

Convenção: é o esforço de um determinado agrupamento social. Normalmente busca a integração, o conhecimento recíproco dos seus participantes, a homogeneização de procedimentos, comportamentos ou informações.

Fórum: destinado exclusivamente às pessoas que dominem o assunto a ser tratado. O participante poderá debater com liberdade suas posições, sem restrições quanto à quantidade de participantes. Existe um mediador para garantir a participação livre dos interessados, direcionando-os na busca do consenso e no registro de opiniões significativas.

Inauguração: é um evento formal de alta representatividade social, e portanto, requer um planejamento minucioso, envolvendo todas as fases de um evento complexo, portanto, não deve ser confundido com apenas um cortar de fita e o descerramento de uma guarnição que envolve uma bela placa comemorativa.

Mesa redonda: técnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de idéias, discussão de casos. Cada participante tem tempo para expor os seus pontos de vista, para serem apreciados e debatidos. Para se garantir a boa ordem dos trabalhos é nomeado um coordenador que todos devem acatar.

Palestra: uma pessoa, conhecida como palestrante, se propõe ou concorda em levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experiência ou o seu entendimento sobre determinado assunto. Não existe uma regra fixa quanto ao tempo de duração e a participação do público. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 e 60 minutos, com ou sem perguntas durante a exposição. O comum é que perguntas ocorram após o término da palestra.

Recepção: simpática reunião, rápida e simples de se organizar e de baixo custo. Na maioria das vezes é feita na própria instalação (residência, escola, escritório, empresa) ou em clubes, objetivando atender às necessidades e às satisfações pessoais ou sociais.

Reunião: é o encontro de duas ou mais pessoas para o exercício de alguma atividade. Elas podem ser formais ou informais.

Seminário: destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nível de conhecimento. Os participantes têm prévio conhecimento do que será tratado. Divide-se em três fases: Exposição, discussão e conclusão.

Sessão de autógrafo: é o encontro do autor de um livro com o seu público. Com certeza vai ficar carinhosamente marcado por uma dedicatória e um autógrafo. O autor cria uma excelente oportunidade para confirmar as suas pesquisas, quanto ao tipo de pessoas que ele está sensibilizando com a sua escrita: expectativas, suas necessidades, etc.

Simpósio: os expositores debatem os assuntos com o público assistente, dentro de normas pré-estabelecidas.

Solenidade: normalmente é um evento que consegue concentrar muitas pessoas. Não raro, destina-se a homenagens que prevêem a entrega de prêmios, de placas comemorativas, prática de discursos, etc.

Workshop: na verdade, trata-se de uma Loja de Trabalho, cuja finalidade é promover o aprendizado de forma prática. (MARTINS, 1999, p. 77-81).

Quanto as definições de coffee-break, coquetel, café da manhã, temos:

Coffee-break: é conhecido como a famosa "paradinha para o café", ocorrendo em reuniões de altos executivos, cursos, palestras, congressos. Muitas vezes é utilizada uma sala de apoio para servir o coffee-break, que dura em torno de quinze minutos, ocorrendo ocasionalmente entre às 10:00 e às 15:00 horas. São servidos dois tipos de biscoito, pão doce, um tipo de salgado, suco de laranja, chá, café, leite, mel, geléias e manteiga.

Breakfast: é o desjejum ou café da manhã forte, normalmente informal e sadio. Envolve alimentos ricos em proteínas, cereais e vitaminas e pode ser realizado das 6:00 às 10:00 horas.

Coquetel: é um tipo de reunião social prática e rápida, em que as pessoas ficam em pé, circulando por entre vários grupos, o que estimula a comunicação entre as pessoas. Realizado por inúmeros motivos (homenagear alguém, inaugurações, comemorações, etc), permite reunir um número maior de pessoas, durante um determinado período, geralmente das 19:00 às 21:00 horas, sem dar muito trabalho aos anfitriões.

Um coquetel pede um cardápio simples: patês, torradas, petiscos, salgadinhos quentes, drinks variados e diferentes. Costuma-se resumir o coquetel em quatro S:

Surgir: ser pontual é ponto de honra na vida social;

Saudar: saber se apresentar, compor-se, ter entrosamento;

Sorrir: apresentar espírito de festa, ser agradável;

Sumir: saber que existe um limite de tempo para permanecer em coquetéis, nunca ultrapassar duas horas. (MARTINS, 2000, págs. 03-07).

Referências bibliográfica:

https://www.sinprorp.org.br/Clipping/2003/331.htm