É muito importante saber que a profissão de secretariado esta crescendo no mercado, sabemos que com a evolução da profissão muitos mitos surgiram estorno desta carreira.O surgimento desses mitos ocorreu devido a diversos motivos, dentre eles a demora em definir o nome da profissão, deixou este profissipnal a deriva de situações que viriam a confundi-la com outras profissões/funções como o de assessora, recepcionista.

SECRETÁRIA X ASSESSORA

Esse equívoco sempre acontece, pois as atividades do secretário é assessorar muitas vezes, os executivos, mas é essencial saber que ASSESSORAR não é cargo, é uma função inerente ao profissional, a exemplo, do Secretario Executivo.

A habilidade de assessora torna-se cargo, na maioria das vezes, muito vago. Quando não se podia definir exatamente o que determinado profissional fazia, classificava-o como

“assessor” ou “assistente”, o que contribuiu para a desvalorização da habilidade e do profissional. Sobretudo na empresa pública, na maioria das vezes o “assessor” tornou-se motivo de piadas. Assessorar não é cargo. É uma função inerente a algumas profissões como a de secretária. Assessorar não é algo a ser conquistado no futuro da secretária. A razão de ser da profissão é assessorar os diversos níveis gerenciais.

2. TRABALHOS PARTICULARES

Este profissional, antigamentealém de exercer as funções previstas dentro do ambiente organizacional passou a assessorar também a vida particular e familiar, como obrigações.  Na época as profissionais que se posicionavam contra essa prática eram vistas com maus olhos enquanto a outra que cuidava da vida dos executivos como o todo, eram tidas como especiais e de alto nível.

A secretária não existe para dar assessoria exclusivamente particular ao executivo. Ela é uma funcionária da empresa, assessorando um cargo ou uma área, em assuntos organizacionais

3. SECRETÁRIA TEM HORÁRIO PARA ENTRAR, MAS NÃO PARA SAIR.

Este é um mito fácil de encontrar em algumas empresas, a ideia de que ‘quanto mais tempo você permanecer na empresa mais competente será considerada’, mais comum ainda é encontrar muitos gerentes que deixam seus escritórios tarde da noite exigindo que a secretária permaneça em seu posto, mesmo iniciando o trabalho às 08h.

A secretária tem horário de trabalho sim, como qualquer outro profissional. Mesmo porque, é preciso uma vida pessoal equilibrada e saudável como condição para uma vida profissional produtiva. Se o executivo precisa de um horário especial de assessoria, ele e a secretária negociam a melhor forma, com um horário flexível que permita a ela equilibrar a sua vida profissional e pessoal.

4. O TRABALHO DA SECRETÁRIA NÃO GERA RESULTADOS

Este é o mais mensurável, pois as atividades executadas pelo secretário demonstram os resultados e podem ser medidosatravés de indicadores.

Indicadores técnicos: tarefas realizadas por você ou sob sua responsabilidade:

• Quantas ligações você processa diariamente?
•  Quantas páginas você digita e quanto tempo gasta nesta tarefa?
•  Quantos erros ocorrem no seu trabalho?
•  Quantas correspondências você abre, lê e direciona?
•  Quantas pessoas chegam à sua mesa exigindo a sua atenção e novas negociações?
• Indicadores de satisfação de clientes: converse com cada cliente a quem você assessora diretamente e pergunte:eles estão satisfeitos com a assessoria que você fornece?
•  Que tipo de assessoria eles gostariam de receber que você ainda não está fornecendo?
•  O que ele considera como pontos fortes e fracos na assessoria realizada por você?

5. SECRETARIA X RECEPCIONISTA

É muito comum confundir as atividades do secretário com as de um recepcionista, mas sabemos que estas são duas profissões diferentes, apesar de desempenharem funções semelhantes, mas para diferenciar as funções desempenhadas por cada uma delas, listamos abaixo as atividades inerentes a cada profissional.

RECEPCIONISTA:

• Receber e interagir com o público externo de forma agradável, solícita e colaborativa para prestação de informações e no encaminhamento dos visitantes aos setores desejados;
• Controlar a entrada de pessoas e equipamentos na entrada da instituição, através de registros do nome, horário e assunto;
• Controlar e sugerir compras de materiais pertinentes à sua área de atuação;
• Presta atendimento telefônico, dando informações ou buscando autorização para a entrada de visitantes;
• É responsável pela guarda e controle de chaves, bolsas ou objetos que venham ser controlados pela recepção;
• Elaborar relatórios para registro de suas atividades, bem como manter-se atualizada sobre a organização, departamentos, pessoas ou eventos que ocorram relacionados à sua área, dentre outras funções inerentes ao cargo.

SECRETÁRIA:

• Organiza e faz a manutenção dos arquivos, além de classificar, registrar e distribuir correspondências, cartas ou telegramas.
• Redige e digita correspondências ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
• Assistência e assessoramento direto aos executivos e/ou departamentos da organização;
• Coleta de informações para a obtenção de objetivos e metas da empresa, bem como interpretação e sintetização de textos e documentos;
• Conhecimentos protocolares, protocolamento de documentos, abertura de novos protocolos;
• Execução de serviços de escritório, como recepção, controle de agendamentos, informações e atendimento telefônico.